學會這幾招,輕鬆搞定老闆最愛看的動態資料報表

不知不覺2020就剩最後一個月,接下來的12月相信是大家最忙的時候,各種年度總結報告、彙報、答辯述職,這其中更加少不了各種資料統計,分析工作。

網路上找的圖太慘了><

不論在哪個公司,一到月底、季末、年底,財務、人事、銷售等等業務部都要寫各種各樣的資料報表,但是老闆拿到手卻很少仔細看,自己辛苦加班好幾天的成果也換不來老闆的一句誇獎。

為什麼老闆不看?

首要原因就是報表太醜,很多人做出來的報表都是簡單的資料表格,比如下面這樣的,密密麻麻的資料,最後一列彙總計算一下,讓做3個地區的銷售分析表,交上來就是3張樣式一樣,資料更換了的表格。。

from google

而報表最根本的目的是要傳達資料所代表的含義,而不是單純展示資料,報表是給人看的,所以好的報表絕對不是枯燥的表格堆疊,而應該是簡潔、美觀、準確的,也就是說報表也講究“顏值”,而讓報表動起來則是提高報表顏值最省力的方法,也就是我們常說的動態報表

動態報表的作用不光是提升報表顏值,同樣也讓報表展示的資訊更加豐富,同時也省去了很多的重複製表工作。比如上面這樣報表,通過報表之間的聯動和鑽取,以及篩選條件,在一張報表中呈現更多的資料資訊,讓老闆快速瞭解到資料展現的業務資訊。

如何實現動態報表

最常見的方法就是利用Excel切片器和資料透視表做,對於大部分表哥表姐來說,Excel裡的資料透視表絕對是報表製作神器,只不過但是步驟有點複雜和繁瑣,還得寫很多邏輯函式

比如要完成上面這張圖,大概的步驟就是這樣:

第一步:新增資料資料透視表

第二步:新增輔助列,計算未完成比率

第三步:複製貼上資料透視表,分別修改為顯示總銷量和各品牌銷售量。

第四步:插入圓環圖製作完成進度表,插入柱形圖,製作銷售對比圖

第五步:調整圖表位置和切片器格式

如果涉及到的分析緯度更多,那麼步驟會更多。對一部分報表小白來說有些麻煩了,而且如果遇到大資料量的資料表,Excel的卡頓更加讓人受不了。

其實比較簡單的方法是用專業的報表工具做,比如FineReport ,介面和Excel類似,但是操作比Excel透視表簡單,大致只需要如下的幾個步驟(詳細步驟請戳下方幫助文檔,本文僅列出一些關鍵步驟)

https://fanruanhelp.zendesk.com/hc/zh-tw/articles/360047809354

想要一步步跟著操作的,可以先下軟體,個人版是免費的

第一步,把資料上傳到FineReport 或者將FineReport直接與資料庫(比如說Excel)來接取數。把表格樣式設計好,把資料拖拽到單元格中

第二步:設定引數,FineReport 實現動態報表的原理就是利用引數來過濾圖表資料,比如我們要篩選不同地區的資料,就是給地區所在的單元設定一個過濾條件
第三步新增一個過濾控制元件,用來存放參數,可以選擇下拉控制元件等不同格式

點選預覽,效果就出來了:

除了這種簡單資料列篩選的動態報表,同樣的原理,還能做出其他各種型別的動態報表,提高報表展示的效率,下面給大家簡單列舉幾種動態報表的應用技巧:

1、圖表聯動:圖表聯動就是在多個圖表之間建立關聯,比如像下面這種,比如員工名稱,其他的訂單金額、回款額等圖表就會自動關聯為該員工的資料,在做員工業績分析的時候可以用,上文提到的就是採取了圖表聯動的設計。

2、資料鑽取:主要是為了實現無限層資料的擴充套件,展示維度更細的資料。比如地區資料的鑽取,點選省份資料,下鑽到該省各城市的資料,或者是從部門層級的資料鑽取到部門成員的資料。

3、動態資料篩選:剛才上面展示的單各篩選條件的動態報表,但是我們實際工作面臨的篩選條件更加複雜,比如像月報、週報這種,需要當滿足某個條件時,某些查詢條件才顯示。選擇年報,後面的引數框就會自動顯示為年份,選擇月報,後面的引數框就會自動顯示為月份。

上述這些報表,在FineReport的幫助文檔中都有涉及,年底還在加班做報表的同學們,趕緊學起來彎道超車啦XDD

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