怎樣做出乾淨漂亮的Excel報表?

漂亮≠好,看多了網路上的視覺化報表,是不是總覺得老闆喜歡酷炫的報表?事實上以我的經驗來說老闆只想:一眼,清晰、明確地看到他想看的數據,這才是他最關注的東西。然後說不定他會順便誇下:這報表做得不錯,很漂亮唷。如果做的太過花哨,老闆只覺得扎眼。(報表美化不如直接去做設計師XDD)

首先我要告訴你一句話:想要做好Excel報表,一定要記住,報表是先做乾淨,再做漂亮。

先把報表做乾淨

要知道報表美化只是錦上添花的一件事,報表的最終目的是傳達我們想要傳達的數據。

在正式美化之前,你需要調整好這些細節:

誰也不想開啟一份Excel表格,滿屏密密麻麻的數據撲面而來,裡面還摻雜著不少0,把表格裡的零值去掉,整個表格會清晰不少。

  • 對整個工作表去零
    點選【檔案】 — 【選項】,在彈出的【Excel選項】視窗中,選擇【高階】,然後找到【在具有零值的儲存格中顯示零】,並將前面的勾選給去掉。
  • 對區域性儲存格去零
    可以使用替換,把表格的零值替換成空或是短橫線,為了區域性去零,需要把【選項】裡的【儲存格匹配】勾選起來,否則單元格里只要數字有帶0的就會全部被替換掉。

很多不熟悉Excel的同學髮現儲存格出現“####”之後,大概率都用滑鼠一個一個拖拽吧?內容顯示不全時,儲存格中便會顯示出“####”,的確讓整個圖表看起來既沒有資訊量又不專業。但手動修改花費時間太長,非常不划算。

解決辦法:
利用Excel的“格式”選單 — — “自動調整列高”和“自動調整欄寬”兩個功能,或者Ctrl+A全選該表格,在需要調整的列或者欄中雙擊,防止出現“####”這種尷尬的內容。

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絕大多數人都會遇到這種情況 — — 從word文件或者其他文件複製貼上資料到Excel,在Excel的資料全部擠在一欄……你可以笨拙(蠢)的一個一個把它們填充到不同的儲存格中,但顯然不太現實。

解決方法:
其實針對這種“亂成一團”的資料,使用Excel的分行功能,就能完美解決:點選“資料” — — “資料剖析”,設定好後你會看到,資料乖乖回到了不同的儲存格中去。(省時省力,一次搞定,工作效率就是這麼上來的。)

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還有設定電話號碼顯示格式、刪除重複值、小數變整數……等等諸如此類,這些礙眼的小細節一定要糾正掉。(如果不知道怎麼修改,搜尋引擎是個好東西,建議多用。)

現在我們可以對報表進行最後一步的優化,以做到圖表清晰:

老生常談了,不多贅述。最保險就是資料左對齊,表頭合併居中

保持儲存格內資料的字型、字號與格式一致。
對於性質相同的表格,格式保持一致。(如何快速統一表格樣式?右鍵點選某工作表的標籤,選擇“選定全部工作表”之後進行編輯,完成後再點選“取消組合工作表”就行了。)

框線美化:淡色框/填色橫紋比無框更靠譜。
刪除Excel灰線:檢視 — — 去掉網格線的勾,取消後就沒有了灰色的網格線,變成白茫茫的一片。
限制寬度:標題40、正文30。會使表格看起來不那麼擁擠。
字型修改:一般可以用微軟雅黑(但有版權,未購買企業不能對外使用),阿里巴巴普惠/思源都是不錯的免費字型。行、欄標題請加粗。
圖表避免使用傾斜標籤
注:以上的操作均為核對完畢資料的準確性後所做的表格美化,一定要確保資料的準確性!再開始美化!!!(敲黑板)別等做完了,發現了資料缺漏重複,剛做好的樣式又被打亂。

報表美化升級

(1)在做報表時,可以遵循的原則是:首部顏色最深,中間部分雙色分佈。

(2)在圖表方面,尤其配色上,平時多看一些行業研究報告網站/機構/出版物上的設計:

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還有一些研究機構喜歡用鮮豔活潑的深淺色對比,也能讓人印象深刻:

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(3)做表時,可以進一些配色網站,吸取其提供的色板顏色。

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不錯的配色網站有:

http://color.uisdc.com/pick.html

https://webgradients.com/

https://uigradients.com/#Predawn

http://tool.c7sky.com/webcolor/#character_2

(4)當然更方便的,還是套模板。

一些不錯的Excel模板網站,免費的有千圖網(限制次數)、Excel學習網等等,付費的就比較多且更正規,有:包圖網、我圖網、熊貓辦公等等。

圖形千千萬,為什麼總是柱狀圖?

不同型別的圖表有不同的呈現方式,表達的重點內容也不一樣。

一般來說,資料通常包含五種相關關係:構成、比較、趨勢、分佈及聯絡。

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構成 — — 主要關注每個部分所佔整體的百分比,如果你想表達的資訊包括:“份額”、“百分比”以及“預計將達到百分之多少”,這時候可以用到【餅圖】

比較 — — 可以展示事物的排列順序是差不多,還是一個比另一個更多或更少呢?“大於”、“小於”或者“大致相當”都是比較相對關係中的關鍵詞,這時候會首選【條圖】

趨勢 — — 關心資料如何隨著時間變化而變化,每週、每月、每年的變化趨勢是增長、減少、上下波動或基本不變,這時候使用【線圖】更好地表現指標隨時間呈現的趨勢

分佈 — — 是關心各數值範圍內各包含了多少專案,典型的資訊會包含:“集中”、“頻率”與“分佈”等,這時候使用【柱形圖】;同時,還可以根據地理位置資料,通過【地圖】展示不同分佈特徵

聯絡 — — 主要檢視兩個變數之間是否表達出我們預期所要證明的模式關係,比如預期銷售額可能隨著折扣幅度的增長而增長,這時候可以用【氣泡圖】來展示,用於表達“與……有關”、“隨……而增長”、“隨……而不同”變數間的關係。

還有一些圖表中的小巧思,也值得一試:

1、使用資料條、色階和圖示集來突出顯示資料

(1)資料橫條 — — 有助於使用者找到較大或較小的數字。

如在假日銷售報表中找到銷量最好和最差的玩具。資料條越長,表示值越大;資料條越短,則值越小。

(2)色階 — — 可幫助使用者瞭解資料分佈及變化情況,如投資回報隨時間的變化。

單元格具有兩種或三種顏色漸變的陰影,這些顏色與最小值、中間值和最大值的閾值相對應。

(3)在由閾值區分的三到五個類別中,使用圖示集呈現資料。

每個圖示代表一定範圍的值,可用代表該範圍的圖示對每個單元格進行批註。例如,在擁有三個圖示的圖示集中,用一個圖示突出顯示大於或等於 67% 的所有值,用另一個圖示突出顯示大於或等於 33% 且小於 67% 的所有值,用第三個圖示突出顯示小於 33% 的所有值。

步驟:開始-條件格式-資料橫條/色階/圖示集

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2、迷你圖:可以讓Excel中有數有圖,一目瞭然,瞬間提升專業度

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如果你需要直接傳送Excel,在傳送前,檢查妥當之後再點擊發送,比如:

如果表格過長,那麼儘量凍結首部。
沒必要呈現的內容,建議做隱藏處理,而不是刪除,這樣方便下次修改。

以上是分享我的一些經驗,由於寫得比較趕,很多細節都沒有展開,其實對於報表製作,還有很多Excel擴充套件外掛、Excel同性質的軟體工具,不少我用下來覺得都很不錯,後面抽時間再更新。

致所有的同學:行百里者半九十,要做就把事情做到最好。

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