自動出報表,拖拉拽做駕駛艙,我找到了Excel的頂級替代

投稿:軟妹

大家有沒有覺得,做報表並不是一份價效比高的活?

做了3年報表的我,從只會vlookup開始學Excel,中間也穿插學習了一些VBA和Access。原以為精通Excel可以走天下,但是越到後面越發現遇到了瓶頸。領導希望報表出的越快越好,資料不能有差錯,圖表要精美視覺化要好看……但殊不知:

  • Excel資料處理容量和速度有限制,你給我一份100多萬條的資料Excel根本放不下,而且處理速度超級慢。
  • Excel的資料視覺化程度不高,都是以表格為主,資料堆砌,很難找到重點,雖然也能插入一些圖表,但是靈活度和美觀度不夠,設定起來也相當麻煩。
  • 資料獲取麻煩,每次都是從公司的系統導資料,相當費時間,而且還要經常做重複資料加工。

前幾天拿了一張駕駛艙報表問我這周能不能做出來個類似的….深深感受到了老闆日益增長的奇異想法和我的Excel技術的增長速度之間不匹配的矛盾。

Excel現在給我的最大痛苦就是佔資源特別嚴重,每次都卡得要死,這好像不是堆計算機資源就能解決的問題。其他的解決方法當然也有:比如是不是能改變一下我的使用習慣,減少公式的使用(自動計算很耗費資源啊),減少冗餘資料的出現。但是在Excel的使用背景下,這些似乎都很難避免。所以我就想,有沒有辦法找到一個軟體來替代Excel?

在網上遍歷了各種工具技術,也請教了公司管資料庫的技術同事,基本就是寫sql或python,或者直接用報表工具。前兩者屬於程式碼開發,但是我只懂sql,python起點太高,就主攻研究有沒有專業的報表工具。找到了企業資料報表領域的“替代品” — — FineReport,研究並學習了一陣。

一、操作類似Excel,但性質和原理不同,大大提升報表製作效率

Finereport類似Excel的報表設計器,選單欄、工具欄以及常用資料處理功能和函式都和Excel很像,對於有點基礎的同学上手還蠻快的。

但是體會下來,做報表的原理以及工具性質和Excel又完全不同:

從技術上講,Excel能直接儲存資料,直接在表裡對資料操作。FineReport是連結資料庫操作的,操作物件是資料庫中的表以及資料欄位,其操作過程是連結資料庫,然後拖拽欄位繫結單元格,做好報表模板釋出到伺服器,在網頁上展示。

用Excel效能上依靠你的電腦,所以資料量大容易崩潰;後者效能依靠伺服器、資料庫之類,電腦上純粹是一箇中間操作過程,所以效能不是一個量級的。

整個過程體驗下來有很多專業的功能,比傳統的Excel要省時省力得多,但是要學習和適應。比如連線資料來源,不需要像在SQL資料庫中那樣寫很多程式碼,直接拖欄位。比如環比、同期比等公式,都是內建好的,不需要像Excel中那樣手動輸入公式。

報表製作來看,分為三類專業的報表設計方式

一種是普通報表,和Excel操作差不多,報表展現的時候是依靠著單元格的擴充套件與父子格的關係來實現資料的擴充套件。用它可以做各種展現類的複雜報表、票據套打報表、各種查詢類報表、填報報表…

第二種是聚合報表,截了張官方圖,就是報表裡面有很多種報表塊,每一塊都類似一張單獨的報表或者一張圖表。通過不同的表格塊來拼接形成一個複雜的大報表,同時塊與塊之間的擴充套件、行高、列寬不互相影響,典型的就是財務裡或者貨單中常見的不規則報表。

還有一種決策報表,重點在於視覺化,可以拖拽圖表和表格來做視覺化呈現,專門做駕駛艙一類的報表,比如上述我老闆要的大屏估計就是用這種方式來製作的。

相比較Excel而言,只能說人家是真的專門做報表的,一個是專業工具,一個是日常辦公通用工具。

二、填報是亮點,解決資料互動的毛病

之前我做報表彙總的時候,總是等各方資料都傳到資料庫中,再讓IT部門的同事把資料匯出來,很多時間都費在溝通和等資料上。另外,每次開啟20多個Excel我的電腦基本風扇呼呼響,所以當時希望有什麼指令碼能替我把這事給自動幹了。

這個在FineReport的使用過程中也找到了替代,剛才有提到可以做填報報表。我讓技術人員幫我把FineReport和資料庫做了連線,然後我在設計器做好了日常彙總資料的模板發給各業務員,他們把Excel導進去,資料被校驗後就進入了資料庫。而我作為彙總端,只需要一張查詢報表,按照平常彙總的固定格式設計,直接查詢一下就得出了想要的資料。當然我也不是沒花功夫,前期做了兩張報表、繫結好資料欄位,編輯資料格式,不過後續只要做匯入Excel和查詢報表兩件事即可,一勞永逸。

三、視覺化表現超級驚艷

視覺化這塊我沒有做太多嘗試,技術還沒有學到位,只是試著拖了幾個圖表,操作還是很簡單的,拖拽圖示 — — 繫結資料欄位 — — 設定資料展現格式。

主要還是做的給老闆看的駕駛艙,就是各種dashboard啦。

還有動態報表,資料可做鑽取和聯動,比如點選地區鑽取到省市,同時其他元件聯動由全國資料變更成省市資料,功能還是很強大的。

相比於Excel,個人使用下來總結一些感受差異。

在企業報表領域是可以完全替代的,配合著資料庫,基本能開發公司大大小小的各種專業報表,這裡的報表不僅僅是Excel報表,包括一些資料錄入、出入庫憑證、財務套打類報表、管理駕駛艙等等,基本都是技術和IT的報表開發者使用,畢竟需要點技術的。

但兩者無法直接比較,畢竟性質不同,Excel能儲存資料、處理資料、展示資料,基本能解決各種問題,但是越刁鑽的需求要求的技能也越高,對效能要求越高就不是簡單一個本地Excel就能解決的,需要上到資料庫、伺服器。

具體這裡羅列的測評細節,和技術同事評估後,大家可以看下

1、報表資料的統一管理

用Excel整理資料其實有很多問題:資料散落在每個人的電腦裡,每次收集都是郵件或者手動統計,然後資料有問題又要退回重來,費時間費人力,資料可能還不統一。如果能上傳到資料庫和FineReport這樣的報表工具,能做到統一線上部署,資料統一儲存在資料庫中,資料及時匯入不會丟失,規定好了校驗格式也可以避免資料對不上的問題,可以實現資料的實時展現。

2、線上填報

使用Excel進行資料的彙總,需要通過郵件或者其他形式將Excel表格發給統一收取資料的人員,流程複雜,工作量大,而使用FineReport的填報功能,只需要在web端進行填報即可講資料彙總到資料庫,避免了用Excel傳來傳去。

3、大資料量的支援

一般而言,如果你的Excel工作表在一個月之內就可能突破10000條記錄的話,這個時候建議用資料庫產品,儘管在Excel和資料庫之間可以進行資料轉換,但是當Excel的資料量過大的時候,它的查詢和計算的速度會明顯下降。比如:一個小小的超市,10名收款櫃檯員每天接待200人每人10件商品,Excel立馬倒下,根本不能施展手腳。FineReport支援大資料量,單次取幾十萬的資料量是絕對沒什麼問題的。

4、避免重複勞動

我所在的部門只是公司的一小支,基本每個部門都有一兩個專職做報表的,基本都採用Excel各自統計和彙總資料,如果使用了報表工具,相同報表可以簡單複用,一張報表做好後,其他部門直接用就可以了,維護起來也非常方便,只需要改這張報表就好可以實現所有報表的統一維護了。

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